Koordinator

Handelshøyskolen BI er en forskningsbasert utdanningsinstitusjon med ca 21 700 studenter. BI er en privat stiftelse, som i hovedsak er selvfinansiert gjennom skolepenger. Ca 17% av inntektene kommer gjennom statsstøtte. Visjonen er å være en ledende handelshøyskole i Europa med livslang læring som grunntanke. Kjernevirksomheten er forskning og utdanning.

Events er en del av avdelingen Facility som innehar en konsernfunksjon og er lokalisert ved Handelshøyskolen BI, Campus Oslo. Avdelingen består av prosjektledelse, miljø/klima, arealforvaltning og støtte- og servicefunksjoner for hele BI. Vi skal bidra til at våre studenter og ansatte trives og har et godt arbeids- og læringsmiljø i våre bygg.

Events søker nå en ny koordinatorer til å styrke teamet i et vikariat (100% stilling). Vikariatet skal være fram til 30.06.2026. 

Events er en egen avdeling som tilrettelegger for og kvalitetssikrer en rekke arrangementer, som hovedsakelig finner sted på våre skoler. Teamet hos Events fungerer som profesjonelle rådgivere og prosjektledere for konferanser, seminarer, sosiale arrangementer, student arrangementer og mye mer. Vi jobber målrettet og effektivt for at alle våre arrangementet holder høy kvalitet på både gjennomføring og faglig innhold. Arrangementene er ofte initiert av, eller i samarbeid med, næringsliv eller andre aktører som ønsker å knytte seg til studenter og faglig miljø.

Arbeidsoppgaver:

• Prosjektleder for arrangementer i regi av, og på, Handelshøyskolen BI. Herunder sørge for at det praktiske i forbindelse med arrangementene er ivaretatt
• Utføre bestillinger, og koordinere, interne og eksterne leveranser
• Rådgiver ovenfor arrangører, herunder sikre gode løsninger, effektivitet og profesjonalitet fra start til slutt
• Være kontaktpunkt for arrangør, deltagere, utstillere, leverandører og forelesere
• Sørge for forutsigbarhet, god kommunikasjon og effektivt samarbeid mellom alle involverte
• Sikre profesjonalisering av tjenestene gjennom systematisk evaluering og læring
• Planlegge og gjennomføre arrangementer i henhold til BIs ambisjoner innenfor hybride, digitale og bærekraftige events

Kvalifikasjonskrav:

• Høyere utdanning på Bachelor-nivå, gjerne innen Event Management, Prosjektledelse, Hospitality Management e.l.
• Relevant arbeidserfaring kan veie opp for utdanningskravet
• Erfaring fra prosjektledelse og gjennomføring av events/arrangementer vil være en fordel. Gjerne fra eventbyrå, eller andre relevante bedrifter/organisasjoner
• Fleksibel når det gjelder arbeidstid. Arbeid på kveld må påregnes. (Helg kan forekomme)

Personlige egenskaper:

• Selvstendig og strukturert med stor ansvarsbevissthet
• Høy grad av serviceinnstilling og gode samarbeidsevner
• Løsningsorientert med høy arbeidskapasitet
• Kvalitetsbevisst og læringsvillig

Vi tilbyr:

• Et godt faglig og sosialt arbeidsmiljø, med hyggelige, engasjerte og kompetente kollegaer
• Varierte oppgaver og mulighet til å jobbe i team
• En spennende organisasjon med høye ambisjoner i en sektor som er i stadigutvikling
• 35 timers arbeidsuke, 5 ukers ferie, samt fri jul og påske
• Noe arbeid på kveldstid må påregnes
• Gode ansattordninger